Enterprise Service Management

Ruimtebeheer, een makkie, toch?


Als een klant bij je op bezoek komt, is het natuurlijk wel belangrijk dat deze klant de juiste informatie vindt. Hiervoor is het noodzakelijk dat het ruimtebeheer bij jouw organisatie op orde is. Wat gaat er vaak mis? Hoe kun je met twee tips snel je ruimtebeheer in orde krijgen?

Onlangs had ik een afspraak bij een onderwijsinstelling in het oosten van het land. Toen ik online de route hierheen checkte, zag ik niet alleen het gebouw, maar ook een plattegrond van het gebouw, met hierin per verdieping de ruimtes. Ik kon mijn route dus helemaal tot in de vergaderzaal plannen en hoefde niet bij de receptie de weg te vragen. Fijn voor zowel mijzelf als de receptie. Dit bezoek is natuurlijk ook onderdeel van mijn customer journey en zorgde voor een fijne ervaring in het geheel van touchpoints.

Meerdere overzichten

Ik tref vaak aan dat er bij een organisatie meerdere overzichten van locaties en ruimtes in de omloop zijn. Verschillende afdelingen houden verschillende overzichten bij, omdat ze elk hun eigen informatiebehoefte hebben.

De financiële afdeling heeft een overzicht van alle panden, met bijbehorende kosten. De HR-afdeling heeft haar eigen overzicht, met bijbehorende medewerkers, in verband met reiskosten. Dan is er natuurlijk de facilitaire afdeling die overzichten nodig heeft voor bijvoorbeeld de schoonmaak of reservering van vergaderruimtes. En de IT-afdeling wil weten waar printers en andere hardware geplaatst zijn.

In het slechtste geval gebruiken de verschillende afdelingen andere coderingen of namen voor dezelfde locaties. Op den duur is het niet meer duidelijk welke locaties nog in gebruik zijn en dit kan zorgen voor onnodig hoge kosten. Bijvoorbeeld doordat er nog contracten lopen voor schoonmaak of wifi op locaties die niet meer in gebruik zijn.

Ruimtebeheer vergaderruimte

Stel een verantwoordelijke aan voor ruimtebeheer

Wil je een actueel en adequaat overzicht van alle ruimtes? Maak dan één afdeling verantwoordelijk voor het ruimtebeheer van de hele organisatie. Binnen deze afdeling moet een rol hiervoor worden gecreëerd, waar de uitvoering belegd wordt. In veel gevallen is de afdeling huisvesting hiervoor de meest logische partij. Ruimtebeheer zal in theorie ook vaak bij deze afdeling belegd zijn. In de organisatie moet er echter afgesproken worden dat deze huisvestingsafdeling ook in de praktijk ‘de baas’ is over alle locaties. Verandert er iets? Dan moet dit altijd via deze afdeling lopen en vanuit daar verder gecommuniceerd worden richting alle betrokken afdelingen. Dit klinkt makkelijk, maar in de praktijk betekent dit dat de controle moet worden overgedragen aan een andere afdeling. En dat kan pijn doen.

Bedenk een goed proces  

Het is verder aan te raden een eenduidig proces voor mutaties vast te leggen. Zo worden er op de financiële afdeling geen onnodige kosten gemaakt op panden, omdat bijvoorbeeld de huur te laat opgezegd wordt of contracten te lang doorlopen. Een eenduidig proces zorgt ervoor dat verhuizingen tijdig aangegeven worden, zodat het voor de HR-afdeling duidelijk is welke medewerker op welke locatie reiskosten krijgt. Tegelijkertijd weet IT wanneer ze printers moet verplaatsen en kan de facilitaire afdeling schoonmaakcontracten tijdig aanpassen.

Kortom, geef ruimtebeheer een plek in de organisatie door één verantwoordelijke aan te wijzen en een eenduidig proces te bedenken. Het is daarna natuurlijk wel belangrijk om dit proces te blijven volgen. Als iedereen dit doet, is dit een relatief kleine stap om de basis op orde te brengen!

Zijn er gebreken aan een ruimte? Zorg dat je klanten een melding kunnen maken bij de facilitaire dienstverlening.

Service Excellence
Hoe kun je klantgericht en afdelingsoverstijgend werken?
Klanttevredenheid
Facilitaire dienstverlening verbeteren? Praat met je klant
Service Excellence
Service Excellence: mensen maken het verschil